O que é GED – Gestão Eletrônica de Documentos?

 

GED, é a gestão de todos os arquivos - vídeos, sons, imagens, planilhas, textos ou outros formatos-armazenados em papel ou mídias físicas, sendo substituídos por tecnologias que permitem armazenar, controlar, consultar e compartilhar os arquivos com o simples uso de um navegador, uma conexão de internet e um software em nuvem para serem trabalhados e acessados.

 

Também é possível armazenar os arquivos utilizando o software de GED e servidores internos, no entanto, essa prática costuma ser muito cara para pequenas e médias empresas, pois envolveria despesas com compra, manutenção e atualização de servidores locais, custo com espaço físico para alocação do servidor, despesas com backups visando a segurança dos arquivos, entre outros custos que uma infraestrutura local costuma trazer.

 

Os principais benefícios do GED:

 

GED quando implantado de forma correta e utilizado o Software de GED correto os benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos.

Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos, embora seja nas particularidades de um negócio que o GED se mostre mais vantajoso.

  • Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
  • Total controle no processo de negócio.
  • Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.
  • Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.
  • Mais agilidade em transações entre empresas.
  • Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
  • Melhoria no processo de tomada de decisões.
  • Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
  • Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
  • Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.
  • Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.
  • Melhor aproveitamento de espaço físico.
  • Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
  • Evita extravio ou falsificação de documentos.
  • Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
  • Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.
  • Integração com outros sistemas e tecnologias.
  • Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI.
  • Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.