O que é outsourcing de impressão ?

Conhecer todos os custos de impressão é um desafio para a maioria das empresas. A UPGRADE possui a melhor ferramenta para obter uma imagem fiel do seu sistema de impressão: o Outsourcing de Impressão, que implementa a gestão de todo o processo de impressão, incluindo o fornecimento do hardware, insumos, ferramentas de administração, equipe e metodologia de gestão.
 
BENEFÍCIOS:

Os cuidados com equipamentos e com  impressão deixa de ser responsabilidade da empresa, afinal este não é o foco do seu negócio. Assim, reposição de suprimentos, compra de equipamentos, manutenção e atualização tecnológica passam a ser responsabilidade da UPGRADE, um fornecedor altamente especializado, deixando a organização livre para atuar em seu core business.
 
A empresa passa a ter controle total do que, por quem e onde se imprime, com informações gerenciais em tempo real. Com o controle de todo parque de impressões, há uma redução de custos por página impressa, com eliminação de gastos ocultos (impressão de e-mail, de documentos pessoais, de documentos perdidos, entre outros), de gastos com manutenção, suprimentos e atualizações. A economia com a adoção do Sistema Outsourcing pode ser de 10 a 40%.
O pagamento é efetuado por documento produzido, "on demand", ou seja, por página impressa, desonerando toda a cadeia envolvida com administração deste ambiente, como help desk, assistência técnica, compras de suprimentos, administração de estoques de cartuchos, entre outros. Além disso, o sistema para gestão da impressão fornece controles detalhados do perfil de impressão dos usuários, possibilitando um constante ajuste do ambiente à necessidade, trazendo uma adequação recorrente do custo à demanda. A partir de todo o monitoramento e controle do sistema de impressão é possível prever o gasto por períodos, conforme a política da empresa.
 
A UPGRADE realiza uma normatização e padronização do parque de impressoras, uma reengenharia personalizada de hardware. Coloca também a disposição impressoras de back-up e um técnico on-site, responsável pelo monitoramento em tempo real, o que reduz significativamente o downtime (tempo de parada).

VANTAGENS :
 
Financeiras:
- Redução nos gastos de impressão e cópias;
- Eliminação do estoque e logística consumível;
- Impressoras com tecnologia atualizada sem investimento.

Gerenciais e Administrativas: 
- Rastreabilidade de utilização com a bilhetagem por centro de custos;
- Alto grau de escalabilidade;
- Nova cultura de trabalho na área de impressão, evitando desperdícios e perdas.
 
Operacionais e Tecnológicas:
- Gerenciamento de equipamentos em rede;
- Pró-atividade de atendimento aos usuários;
- Aprimoramento no ambiente de trabalho a fim de aumentar sua produtividade.

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS :
- Ao contratar a UPGRADE, a empresa não investirá, apenas reestruturará seu parque de impressão, evitando depreciação e reduzindo gastos.
- Os contratos são abertos e podem ser adequados às necessidades de cada cliente.
- O custo é apenas por cópia tirada, por meio de esquemas de tarifação, que variam de acordo com o tipo do impresso: P&B, colorido, tamanho do papel ou individualizado por impressora. A empresa paga somente o que realmente utilizou.
- A UPGRADE oferece a possibilidade da presença de um técnico dentro da empresa, responsável pelo monitoramento e manutenção dos equipamentos, além de uma equipe de suporte que pode ser acionada a qualquer momento.

METODOLOGIA DO OUTSOURCING :
1- Levantamento da situação
A UPGRADE analisa o parque de impressão de seus clientes para o desenvolvimento de soluções que atendam às suas necessidades. Visando a padronização e racionalização do processo e previsão de despesas. Ou seja, estuda o parque de impressão do cliente, levanta dados quantitativos de insumos, máquinas e usuários, para só então concluir sobre a melhor estratégia para otimizar a estrutura de impressão.

2- Projeto
Definição da infra-estrutura tecnológica com atualização ou otimização dos sistemas já utilizados ou implantação de novos modelos de softwares, equipamentos e suprimentos. Além da determinação da melhor maneira de controle (por usuários, departamento, divisão, site, entre outros) de acordo com a preferência da empresa.
 
3- Implantação do sistema
Implantação de infra-estrutura tecnológica para a redução do volume de cópia e impressão, com as melhores soluções para cada empresa. Eliminando processos de compras, estoque, logística de hardware, software e custos de manutenção.
 
4- Consultoria e gerenciamento
Monitoramento, via software, em tempo real do parque de impressão. Com a emissão de relatórios por tipo de impressora, usuários, departamento, divisão, site ou atividades, é possível detectar todo o conteúdo das impressões, quantidade, origem e custos por página. O funcionamento da rede de impressão se mantém transparente ao usuário, sem afetar a sua rotina.